- Vous avancez des frais pour un client – restaurant, hôtel, déplacements ?
- Dois-je refacturer avec TVA ou non ?
- Puis-je récupérer la TVA que j’ai moi-même payée ?
On fait le point avec des explications simples, des cas concrets, et quelques (bons) réflexes à adopter pour éviter les pièges.
L’essentiel à retenir
La règle générale ?
Si les frais refacturés sont liés à une prestation principale (ex. mission de conseil, gestion, chantier…), ils suivent le même traitement TVA que cette prestation. On appelle ça le principe d’accessoire au principal.
En d’autres mots : si votre service est soumis à 21 % de TVA, vos frais remboursés le seront aussi.
Même si vous les refacturez sur une facture séparée, le régime reste identique.
Exemples concrets
1. Consultant : mission + refacturation
Vous êtes consultant en gestion et intervenez chez un client pendant deux mois. Pour une réunion de projet, vous vous rendez sur place en voiture et vous dînez avec l’équipe du client.
- Vous refacturez les frais de déplacement (kilométrage) et de restaurant dans votre facture mensuelle : TVA 21 % à appliquer sur l’ensemble, car les frais sont accessoires à votre mission principale.
- Vous envoyez une “note de frais” séparée, sans TVA : ce n’est pas conforme, sauf si toutes les conditions d’un débours sont remplies (voir plus bas).
2. Autre cas : location d’un entrepôt avec refacturation d’assurance
Vous louez un entrepôt et vous avez souscrit une assurance incendie. Vous refacturez la prime au locataire.
- TVA sur le loyer ? Oui, en principe : 21 %.
- TVA sur la prime d’assurance ? Aussi 21 %, même si vous-même n’avez pas payé de TVA sur cette prime.
Pourquoi ? Parce que cette assurance est accessoire à la location, qui est l’opération principale.
3. Et s’il n’y a pas de prestation principale ?
C’est plus rare, mais ça arrive. Par exemple : vous êtes copropriétaire d’un bien avec une autre société, vous payez l’assurance pour tous et vous leur refacturez leur part.
Dans ce cas, pas de prestation principale, donc :
- Si la dépense est normalement exemptée de TVA (ex. assurance) pas de TVA à facturer non plus.
- Mais attention : vous devez refacturer exactement le montant réel, sinon vous perdez l’exonération.
4. Paiement à la place du client : le cas des débours
Une exception importante : les débours.
Il ne s’agit pas ici de refacturation, mais d’un simple remboursement d’un montant avancé pour le compte du client. C’est une opération neutre sur le plan TVA.
Conditions pour qu’il soit accepté comme tel :
- Le fournisseur établit la facture au nom du client (pas vous)
- Vous ne prenez aucune marge
- Le montant est remboursé à l’euro près
- Le poste est distinctement mentionné dans votre facture (ou en annexe)
Sinon, vous devez appliquer la TVA comme pour toute autre prestation.
5. Frais de restaurant : à surveiller
Les frais de restaurant sont particulièrement sensibles :
- Refacturés dans le cadre d’une mission → TVA de 21 %
- Même si vous avez payé 12 % ou 6 %, vous appliquez 21 % à votre client
- TVA non déductible pour vous, sauf si :
-
- Vous avez une facture à votre nom
- Vous les mentionnez distinctement sur votre facture
-
Si c’est le cas, vous récupérez la TVA. Le client, lui, ne peut pas.
6. Frais de voiture : idem
- Refacturés dans le cadre de la mission :TVA de 21 %
- TVA déductible à maximum 50 %, même si vous les détaillez
- Le client peut récupérer la TVA selon sa propre situation, mais attention : si vous détaillez les frais, la limitation à 50 % s’applique aussi chez lui
À retenir
- Frais liés à une mission = TVA obligatoire, même si facturés séparément
- Les débours sont exonérés de TVA, mais nécessitent un formalisme strict
- Pour récupérer la TVA, vérifiez la nature du frais et la manière dont vous le refacturez
- Note de frais ≠ facturation valable, sauf dans le cadre d’un débours
Vous avez un doute sur la bonne manière de refacturer vos frais ? Contactez notre équipe : on vous aide à faire les bons choix, tout en restant serein face à la TVA.
